Términos y Condiciones, Política de Privacidad y Marco Legal

Entidad prestadora: [NOMBRE LEGAL] Nombre comercial: Smart2Leads / Smart Office Domicilio: [DOMICILIO LEGAL] País: [PAÍS] Email legal: [EMAIL] Email de privacidad: [EMAIL] Sitio web: [WEB]

Smart Office es un servicio de asistencia administrativa y automatización para negocios, consultorios y organizaciones. Según el plan y configuración contratada puede recibir consultas, responder preguntas frecuentes, recopilar datos administrativos, gestionar solicitudes de citas, confirmar horarios, realizar seguimiento, clasificar consultas, organizar información, preparar agendas y enviar resúmenes diarios o mensuales. Smart Office no es un servicio médico, jurídico, financiero, psicológico ni otro servicio profesional regulado. La IA no sustituye a profesionales habilitados.

El servicio puede utilizar modelos de IA y herramientas automatizadas de terceros. Las respuestas pueden contener errores y la información crítica debe verificarse cuando corresponda. El Cliente es responsable de proporcionar información correcta, actualizada y adecuada para configurar Smart Office. Smart Office no diagnostica, prescribe, decide tratamientos ni sustituye la intervención profesional.

Los datos del Cliente y de sus usuarios permanecen bajo la titularidad y responsabilidad que corresponda al Cliente. Smart2Leads no adquiere su propiedad por prestar el servicio. Smart2Leads procesa datos únicamente en la medida necesaria para prestar, mantener, proteger y dar soporte al servicio, ejecutar instrucciones del Cliente y cumplir obligaciones legales. Smart2Leads no vende, alquila ni redistribuye los datos del Cliente. Smart2Leads no utiliza datos de pacientes, usuarios, conversaciones ni datos administrativos de Smart Office para alimentar Smart2Leads B2B.

El Cliente es responsable de: - definir qué datos necesita recopilar; - contar con la base jurídica necesaria; - informar a sus usuarios cuando corresponda; - configurar correctamente el servicio; - proporcionar información veraz y actualizada; - cumplir las leyes aplicables a su actividad. Cuando el Cliente trate datos de salud u otras categorías especialmente protegidas, deberá evaluar sus obligaciones específicas.

El servicio debe recopilar únicamente los datos razonablemente necesarios para la finalidad correspondiente. Para una agenda básica pueden ser suficientes: fecha, nombre completo, email, teléfono/WhatsApp, tipo de consulta y horario. El Cliente no debe solicitar datos innecesarios.

Las conversaciones pueden procesarse temporalmente para comprender solicitudes, responder, extraer datos, agendar, confirmar y ejecutar instrucciones. La conservación de conversaciones completas dependerá de la configuración, necesidades operativas y obligaciones legales. Cuando la conversación completa no sea necesaria, podrá eliminarse o dejar de conservarse conforme a la política aplicable. Los datos administrativos necesarios para prestar el servicio podrán conservarse durante el tiempo necesario y permitido por la ley.

Las partes deberán proteger la información no pública recibida de la otra parte. La obligación no alcanza información pública, previamente conocida legítimamente, recibida legalmente de terceros o que deba revelarse por ley.

Smart2Leads aplicará medidas técnicas y organizativas razonables, que pueden incluir controles de acceso, autenticación, gestión de credenciales, limitación de permisos, cifrado cuando corresponda, registros, copias de seguridad, monitoreo y actualización de componentes. Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta o disponibilidad absoluta.

Smart2Leads puede utilizar proveedores de infraestructura, bases de datos, IA, email, calendarios, mensajería, automatización, autenticación y almacenamiento. La lista vigente de proveedores deberá mantenerse en un Anexo de Subprocesadores o Centro Legal cuando corresponda. Los proveedores externos tienen sus propios términos, políticas, costes y limitaciones.

Smart2Leads recomienda la API oficial de WhatsApp Business / WhatsApp Business Platform cuando sea viable, especialmente para negocios que requieran una arquitectura más estable y adecuada para la continuidad operativa. La aprobación, verificación y activación dependen de Meta. El proceso puede tomar aproximadamente entre 5 y 7 días como estimación orientativa, pero el plazo no es una garantía y puede variar, extenderse o requerir documentación adicional. Smart2Leads no garantiza la aprobación, activación o disponibilidad de Meta. Los costes de Meta y otros proveedores son independientes de los importes de Smart2Leads.

Smart2Leads puede ofrecer asistencia opcional durante la configuración. Fee único: USD 20. Duración: hasta 1 hora y 30 minutos. El Cliente debe contar previamente con la documentación, cuentas, permisos, número telefónico y requisitos necesarios. La asistencia no garantiza aprobación, verificación o activación por Meta ni incluye pagos a Meta o terceros. El Cliente debe estar presente para acciones que requieran autenticación, códigos, confirmaciones, verificación de identidad o autorización de sus cuentas. Smart2Leads no solicitará contraseñas personales ni códigos privados que deban mantenerse confidenciales. El fee es por asistencia y no constituye un pago a Meta.

Los clientes pueden acceder a guías y documentos gratuitos sobre requisitos, preparación de cuentas, configuración, integraciones y funcionamiento del servicio. Estos recursos son informativos y no sustituyen la documentación oficial de Meta u otros proveedores.

Mientras se obtiene una integración oficial o cuando el Cliente necesite comenzar rápidamente, Smart2Leads podrá ofrecer, si resulta técnicamente viable, una integración alternativa o transitoria de terceros. Puede incluir soluciones basadas en WhatsApp Web, códigos QR, plataformas de conexión u otras tecnologías. Estas soluciones tienen como objetivo agilizar el inicio de operaciones y pueden ser temporales mientras se obtiene o implementa una integración oficial o más estable. El Cliente será informado de las limitaciones relevantes antes de su implementación.

Las alternativas pueden desconectarse, requerir nueva autenticación, escaneo de QR, acciones del Cliente, cambios de compatibilidad o verse afectadas por políticas de terceros. Smart2Leads puede monitorizar la conexión cuando sea técnicamente posible, pero la detección automática no permite restablecer una sesión si se requiere la intervención del Cliente. El tiempo de respuesta del Cliente puede afectar la duración de una interrupción.

Cuando sea viable, Smart2Leads podrá recomendar o asistir en la migración hacia una integración oficial o más estable. La migración puede depender de terceros, requisitos de cuenta, APIs, configuración y disponibilidad.

La disponibilidad puede verse afectada por fallos de infraestructura, Meta, WhatsApp, IA, email, calendarios, proveedores de nube, Internet, mantenimiento, seguridad, cambios de políticas o fuerza mayor. Smart2Leads realizará esfuerzos razonables para diagnosticar y mitigar problemas, pero no garantiza disponibilidad absoluta.

No se permite utilizar el servicio para fraude, suplantación, spam ilegal, acoso, amenazas, malware, explotación de menores, actividades terroristas, violación de derechos de terceros o incumplimiento de políticas de plataformas integradas. Smart2Leads puede suspender o limitar el servicio ante riesgos legales, técnicos, de seguridad o abuso.

Smart2Leads conserva los derechos sobre software, código, marca, interfaces, documentación y tecnología propia. El Cliente conserva sus datos, marcas y contenidos.

Los precios y condiciones se informan antes de contratar. Pueden estar disponibles Mercado Pago, Nequi, PayPal, Wise, Binance Pay y otros medios. Los proveedores de pago pueden aplicar comisiones, conversiones y restricciones propias. El fee de asistencia de USD 20 es independiente de la suscripción.

Salvo que el contrato indique otra cosa, el Cliente podrá cancelar conforme a las condiciones de su plan. La cancelación no elimina obligaciones legales de conservación de información.

En la máxima medida permitida por la ley, Smart2Leads no responde por decisiones tomadas exclusivamente sobre respuestas automatizadas, información incorrecta proporcionada por el Cliente, fallos de terceros, Meta, WhatsApp, email, calendarios, infraestructura externa, acciones del Cliente, retrasos de verificaciones de terceros o interrupciones de integraciones transitorias cuya reconexión dependa del Cliente. Nada limita responsabilidades que legalmente no puedan excluirse.

Si Smart2Leads conoce un incidente que afecte materialmente datos del Cliente, evaluará el incidente y realizará las comunicaciones exigidas por la ley aplicable.

Según la legislación aplicable, los titulares pueden tener derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión, oposición, limitación, portabilidad o retiro del consentimiento. Cuando Smart2Leads procese datos por cuenta del Cliente, las decisiones sobre finalidad y base jurídica corresponden normalmente al Cliente en su calidad aplicable. Smart2Leads colaborará razonablemente dentro de sus posibilidades técnicas y obligaciones legales.

Los proveedores pueden estar ubicados en distintos países. La información puede procesarse fuera del país del Cliente conforme a la arquitectura utilizada y a los requisitos legales aplicables.

Estos términos pueden actualizarse por cambios legales, tecnológicos, de seguridad, proveedores o servicios. Las modificaciones materiales se comunicarán por medios razonables.

La legislación y jurisdicción aplicables deberán definirse en el contrato comercial concreto, considerando la entidad prestadora, el país del Cliente y las normas imperativas aplicables.

Estos términos pueden complementarse con: - Política de Privacidad. - Política de Tratamiento de Datos. - DPA / Acuerdo de Procesamiento de Datos. - Contrato SaaS. - Anexo de Subprocesadores. - Política de WhatsApp e Integraciones. - Política de Seguridad. - Política de Pagos y Cancelaciones. - Centro de Recursos.

Smart Office procesa los datos del Cliente para prestar el servicio contratado. Los datos del Cliente no se convierten en un activo comercial independiente de Smart2Leads por el simple hecho de ser procesados.